2009年12月29日

B管理会社変更の流れ

<管理会社の変更は慎重に時間をかけて>

管理会社の変更はマンション管理組合にとって一大事です。
総会における過半数の決議で決しますが、組合員(居住者)
の総意をあらかじめ、まとめておくとスムーズに進みます。

前回の管理会社チェックで気になる項目が多く見受けられる
ようでしたら、まずは現管理会社には知られないような方法
で組合員全体のアンケートを取ってはどうですか。

理事会主体でアンケートを作り、各戸に配布、理事長宛に
回答すれば問題ないでしょう。集計の結果、変更した方が
管理組合にメリットがあるようでしたら、プロジェクトの
スタートです。

理事会のメンバーが活動できないようでしたら、有志を募っ
て管理会社変更実行委員会なる理事会の下部組織を作ると
より強力です。委員会には、メンバーでなくても理事長や
理事が参加することが望ましいです。

総会の議長は基本的に理事長です。理事長の一言は出席者
に大きな影響を与えることから、委員会と理事長は同じ方向
に向いていないと分裂する危険性もあります。

下記に大まかな流れを記載しますが、必ずしもこの通りでは
ない場合もありますので参考にしていただければと思います。


@理事会・委員会にて管理会社変更についての協議開始
この時点ではまだ情報をオープンにしない方がよいと思います。
          ↓

A他の管理会社へコンタクトを取る
地元の管理会社、大手管理会社、独立系管理会社から、5
〜6社を選択し、見積を出してもらいます。
こちらから提供する情報は、現在の管理委託契約内容と同じ
仕様で、現定額委託料は伏せた方がよいでしょう。

実はこのファーストコンタクトから、管理会社をチェック
します。先方の望む姿勢(対応速度、反応等)は違うはず
です。独自で採点表を作ってみると比較しやすいです。
          ↓

B現管理会社と他管理会社を比較

理事会(委員会)に見積の提出と簡単なプレゼンをして
もらいます。各社出そろったところで、見積、会社概要、
特徴を比較し、検討します。

このあたりから各組合員に対し、理事会(委員会)の活動
情報を発信しておく方がよいと思います。
          ↓

C候補となる管理会社の選考

現管理会社と他社との仕様・金額を比較し、最終的に書類
選考で2社くらいに絞ります。

その2社で、理事会主催でオープン説明会を開いて直接、
居住者から質問等をぶつけてみてはどうでしょう。

説明会の結果を踏まえ、理事会として、最終候補を決定
します。決まったらその管理会社と連絡を取り、今後の
流れを打合せします。

ここからは組合の総意(総会での過半数の賛成)で動き
ますので、一概には言えませんが、

○現管理会社に解約通知を送る⇒新管理会社へ移行
○現管理会社と候補管理会社のどちらかを総会の決議で
 決める

という流れになります。

先にも触れましたが、理事会(委員会)先行で話が進む
と現管理会社支持派から思わぬ反発を受けることもあり
ますので、理事会(委員会)の動きに合わせて、議事録
を配布し、組合員が理事会の活動を知っておく必要があ
ります。

また、現管理会社が定額委託料の減額や、体制の見直し
強化を申し入れてくることも想定しておいた方がよいと
思います。

管理組合の運営は組合主体ですので、組合にとってより
良い選択ができればそれに越したことはありません。

ですので、現管理会社が本当に襟を正してきちんと管理
してくれるなら、管理会社を変更しないという決断も選
択肢の一つです。

理事会、委員会の方は大変かと思いますが、より快適な
マンションライフをおくることができるようがんばって
ください。

次回以降はマンションのトラブルについて事例を紹介して
いきたいと思います。
posted by starcastle at 22:54| Comment(0) | TrackBack(0) | ■管理会社の変更 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2009年12月24日

A管理会社判定チェック項目

<良い管理会社の判断基準とは>

管理会社も企業ですので、管理組合と委託契約を結んで何ぼの
世界です。本来は競合競争の世界なので、精一杯管理に努める
はずです。

フロント担当が一生懸命やってくれる、すぐ対応してくれる、良い
アドバイスをしてくれた…等、フロント担当の力量にもよりますが、
一番重要なことは、
「管理委託契約内容に基づいた委託業務を完全に履行する」ことです。

ですので、委託契約外のこと、例えば、町内会との折衝だったり、
民事の紛争だったりとかで、管理会社の判断をするのは、少々酷
かと思います。

下記に、簡単なチェック項目を記載しますので、ご参考になれば
幸いです。

●日常清掃や特別清掃を定期的に行いマンション全体がきれい
 ですか?

●ゴミ置場のルールは守られていますか?

●フロント担当者への依頼事は期日を決めて的確に回答されて
 いますか?

●フロント担当者は定期的にマンションを巡回し建物、設備、
 清掃状況を把握し適切な提案を行っていますか?

●理事会での報告、議事録作成などはしっかりしていますか?

●管理会社自体の財務・経営状況はしっかりしていますか?
 デべ系の管理会社の場合、親会社の経営状況は大丈夫です
 か?

●管理会社として的確なアドバイスはありますか?

●管理員がいる場合、管理員はきちんと挨拶を行い居住者の方
 とコミュニケーションを取れていますか?

●管理員と管理会社の連携はスピーディに取れていますか?

●管理員が居住者のプライバシーや個人情報を他の居住者に話
 していませんか、また契約に則った仕事をしてますか?

●24時間365日管理会社と連絡が取れる体制は出来ています
 か?
 これかなり重要です。

●管理会社の月次報告は翌月末までの報告が徹底されています
 か?

●未収納金(管理費等の滞納)についてフロント担当者任せで
 なく組織的に取り組んでいますか?
 また、滞納者へは法的手段を取る提案はありますか?

●補修工事について組合(理事長)に連絡無く勝手に管理会社が
 実施し、事後承認を頼まれたことはありませんか?

●長期修繕計画、資金計画の定期的な見直し提案があります
 か? 築8〜10年超えのマンションでは特に重要です。

●地上デジタル放送導入に伴う対策について管理会社より提案
 はありましたか?

●管理委託契約の更新時にマンション管理適正化法に基づく重
 要事項説明を受けましたか?

●長期修繕計画に基づく適切な提案がありますか?

管理会社の電話対応だったり、レスポンスだったり、日常的なこと
が実際には一番ポイントかもしれませんね。

次回は管理会社変更の流れについてお伝えしようと思います。
posted by starcastle at 01:16| Comment(0) | TrackBack(0) | ■管理会社の変更 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2009年12月16日

@管理会社の変更について

<管理会社の変更はできる?>

みなさまの管理組合は管理会社と管理委託契約を締結して
おります。(自主管理の組合様は除きます)ですので、
この委託契約書に沿った形で来期の契約を締結しない、
または今期の契約を解除することが可能です。

ただし、居住者全員に関わることですので、組合で充分に
協議を重ねた方が良いと思います。

国土交通省が指針として定めた標準管理規約書は次のよう
になっております。


・標準管理委託契約書第18条(契約の解除)
1 甲(管理組合)及び乙(管理会社)は、その相手方が、
本契約に定められた義務の履行を怠った場合は、相当の期
間を定めてその履行を催告し、相手方が当該期間内に、そ
の義務を履行しないときは、本契約を解除することができ
る。この場合、甲及び乙は、その相手方に対し、損害賠償
を請求することができる。
2 甲は、乙が次の各号のいずれかに該当するときは、本
契約を解除することができる。

一 乙が銀行の取引を停止されたとき、若しくは破産、
会社更生、会社整理、民事再生の申立てをしたとき、
又は乙が破産、会社更生、会社整理の申立てを受けたとき
二 乙が合併又は破産以外の事由により解散したとき
三 乙がマンション管理業の登録の取消しの処分を受けたとき


・標準管理委託契約書第19条(解約の申入れ)
前条の規定にかかわらず、甲及び乙は、その相手方に対し、
少なくとも3月前に書面で解約の申入れを行うことにより、
本契約を終了させることができる。


・標準管理委託契約書第21条(契約の更新)
1 甲又は乙は、本契約を更新しようとする場合、本契約の
有効期間が満了する日の3月前までに、その相手方に対し、
書面をもって、その旨を申し出るものとする。

2 本契約の更新について申出があった場合において、その
有効期間が満了する日までに更新に関する協議がととのう
見込みがないときは、甲及び乙は、本契約と同一の条件で、
期間を○月間とする暫定契約を締結することができる。
(甲:管理組合乙:管理会社)


・標準管理委託契約書第21条(契約の更新)関係コメント
@ 第1項は、管理委託契約を更新しようとする場合の申入
れ期限及び方法を規定したものである。
マンション管理業者は、適正化法第72条により、管理委託
契約を更新しようとするときは、あらかじめ重要事項説明
を行うと定められていることを踏まえ、3月前までに更新
の申入れを行うこととしたものである。

A 契約の有効期間が満了する日までに更新に係る協議が
ととのわない場合、既存の契約は終了し、当該マンション
の管理運営に支障を及ぼすため、第2項では暫定契約の手
続きを定めている。ただし、この場合にも適正化法第72条
に規定する、同一の条件で契約を更新しようとする場合の
重要事項説明等の手続きは必要である。

(国土交通省:マンション管理標準指針より抜粋)

上記は指針ですので、管理委託契約書はマンションによって
異なります。また、総会の議案として承認されれば、改正も
可能です。

みなさまの委託契約書を確認するには、管理委託契約書は
正・副2通ありますので、組合(組合の書庫か理事長様宅)
に1通は必ずあります。

また、委託契約書の重要な部分を抜粋した重要事項説明書
については、その写しを全組合員に配布する義務があり、
通常総会の資料として配布されますので、お手元には届く
はずです。ご確認ください。

まずは、管理会社変更を唱える前に、最低限の理論武装を
されるとよいと思います。

次回は管理会社変更のプロセスについて書きたいと思い
ます。


〜お知らせ〜
ブログの左右のサイドバーを試行錯誤しながら改善?して
おります。

右側には、住宅ローン関係の広告と、榊淳司さんという
マンション・スペシャリストの広告をまとめました。

左側には、これから、マンションを探される方へお役に
立てるよう、上段からマンションの検索、引越し見積、
新聞申込等を配置しました。
またお住まいになってから必要になる日用品関係もラン
ダムに配置しました。

個人的には、エビなんか飼育してみたいですね!

お役に立てそうな情報が見つかりましたら、随時更新し
ていこうと思います。

よろしくお願いいたします。
posted by starcastle at 22:09| Comment(0) | TrackBack(0) | ■管理会社の変更 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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